مراحل تجزیه و تحلیل سیستم
•
مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران ومقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد.
مشکل مربوطه بایستی :
به اندازه کافی اهمیت داشته باشد که وقت و هزینه را بتوان صرف آن کرد .
برای تشخیص مهم بودن مشکل باید ارتباط آن با هدف سازمان را بررسی کرد .
در شناخت مشکل باید دقت کرد علت ها با معلول ها اشتباه نشوند.
ایجاد فرضیه
پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده اند فرضیه هایی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه حل) را برگزید.
جمع آوری اطلاعات
در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حل های آن کسب کرد. هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد، احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود . برای جمع آوری اطلاعات روشهای متعددی وجود دارد که با توجه به نوع سازمان، ماهیت مشکل و ویژگیهای موقعیت، بایستی یک یا چند روش را برای کسب اطلاعات برگزید.
روش های جمع آوری اطلاعات
1- استفاده از کتابخانه
قبل از استفاده از روشهای دیگر محقق باید از کتابخانه استفاده نماید تا از اقدامات تکراری جهت جمع آوری اطلاعات خود داری کند . اطلاعات موجود در کتابخانه از طریق کتب ، نشریات علمی و تخصصی ، جراید روز مره ، میکروفیلم ،نوار و غیره جمع آوری می گردند .
2- کسب اطلاعات از اسناد و مدارک و بایگانی ها و آرشیوها
آنالیست با مراجعه به اسناد ، مدارک و پرونده های موجود در بایگانی ها و آرشیو ها اطلاعات زیادی درباره موضوع مورد نظر کسب می نماید .
3- مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی
جداول ،نمودارها ، فرمها و نمونه های موجود در سازمان منابعی برای اطلاعات مورد نیاز هستند که تحلیل گر برای شناخت هر چه بیشتر از آنها استفاده می کند .
4- مشاهده
منظور از مشاهده ثبت و ضبط دقیق کلیه جوانب بروز حادثه و نیز رفتارو گفتار فرد یا افراد خاصی در حین وقوع حادثه است .مشاهده به دو طریق ذیل صورت می گیرد :
الف) مشاهده مستقیم
ب) مشاهده غیر مستقیم
5- تهیه و تنظیم پرسشنامه
پرسشنامه وسیله ای است که توسط آن تحلیل گر می تواند عقاید گروهی از افراد را به شکل یکنواختی ثبت کند .
6-انجام مصاحبه
مصاحبه عبارت است از یک گفت و شنود مستقیم و رودررو با فردی که قرار است درباره موضوع مورد نظر از وی اطلاعاتی کسب کنند .
هیچ یک از روش هایی که توضیح داده شد جامع و کامل نیست. هریک از آنها دستیابی به بخشی از اطلاعات را برای آنالیست میسر می سازد. درنتیجه استفاده از چندین روش به طور همزمان توصیه می شود.
آیا می دانید سیستم های اطلاعاتی چه تاثیراتی بر روی سازمان می گذارند؟
طبقه بندی اطلاعات جمع آوری شده
در این مرحله آنالیست داده های پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند. این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری می شوند.
روش های طبقه بندی اطلاعات
1- استفاده از جدول
2- استفاده از نمودارها
و ...
تجزیه و تحلیل اطلاعات
در این مرحله،آنالیست اطلاعاتی را که از میان انبوه اطلاعات, پالایش شده و طبقه بندی و تنظیم گردیده اند،تجزیه و تحلیل قرار می دهد و می کوشد تا ارتباط بین آنها را با یکدیگر و با سایر عوامل کشف کند.
در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:
1- چه فعالیتی انجام می شود ؟
2- چرا آن فعالیت انجام می شود ؟
3- آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟
4- آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟
5- آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟
6- آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود؟
و...
طرق اثبات منطقی در تجزیه و تحلیل اطلاعات
الف) قانون توافق مثبت
ب) قانون توافق منفی
ج) متد ترکیبی با تغییرات ملازم
هرگاه در دو یا چند مورد یک عامل مشترک وجود داشته باشد و بدنبال آن عامل مشترک یک پدیدار مشترک نیز به چشم بخورد می توان گفت آن پدیدار معلول عامل مشترک است.
برای مثال هرگاه در چند سازمان با افزایش مزد، روحیه کارکنان تقویت شود، می توان نتیجه گرفت که تقویت روحیه ناشی از افزایش مزد بوده است. هر گاه در دو یا چند مورد, فقدان عاملی, عدم وجود پدیداری را به دنبال داشته باشد، می توان گفت که آن پدیدار، معلول آن عامل است. مثلا در چند کارخانه که از پاداش اضافه تولید خبری نباشد و در مقابل، اضافه تولید نیز صورت نگیرد، می توان گفت که عدم تولید اضافه بر استاندارد, ناشی از فقدان پاداش در ازای افزایش تولید است.
این متد, ترکیبی از دو قانون توافق مثبت و توافق منفی است. در متد ترکیبی، چنانچه به دو یا چند مورد برخورد کنیم که در یک دسته از آنها فقط یک عامل مشترک به چشم بخورد و هر جا که این عامل مشترک دیده شود، پدیدار خاصی نیز موجود باشد و در دسته دیگر، نبودن آن عامل مشترک، نبودن همان پدیدار را باعث شود.
روش همبستگی در تجزیه و تحلیل اطلاعات
تعریف همبستگی :
زمانی که بین دو یا چند عامل رابطه به گونه ای موجود باشد که تغییر در یک متغیر ،متغیر دیگری را تغییر دهد بین آن دو متغییر همبستگی موجود می باشد.
انواع همبستگی
1- همبستگی خطی و مستقیم
2- همبستگی خطی و معکوس
3- همبستگی غیر خطی و منحنی
وقتی کاهش یا افزایش در یک عامل (متغییر مستقل) سبب کاهش یا افزایش در عامل دیگر (متغییر وابسته) گردد بین آن دو عامل همبستگی خطی و مستقیم وجود دارد. مثلا ساعات کار و میزان خستگی وقتی کاهش و افزایش در یک عامل (متغییر مستقل) سبب افزایش یا کاهش در عامل دیگر گردد. مثل قیمت و تقاضا یک محصول چنانچه کاهش یا افزایش یک عامل سبب کاهش یا افزایش عامل دیگر و پس از مدتی سبب افزایش یا کاهش همان عامل شود بین آن دو عامل همبستگی غیر خطی موجود است
ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی
نتیجه گیری
در این مرحله، آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش می پردازد. چنانچه فرضیه های اولیه او تائید شدند, وی موفق به کشف علت مشکل شده است و در این مرحله برای رفع آنها چاره اندیشی می کند و راه حل ارائه می دهد.
نحوه ارائه راه حل
دراین مرحله تحلیل گر با کمک قدرت خلاقیت و ابتکار خویش و به مدد شناختی که نسبت به وضع موجود بدست آورده است پیشنهاداتی معقول و منطقی جهت رفع مشکلات و نقائص ارائه می دهد.
- همخوانی با برنامه های سازمان
- ارائه چند راه حل به جای یک راه حل
- مطابقت با قوانین و مقررات
- قابلیت اعمال
- تناسب بین هزیه اجزا و منافع حاصل از اجرای طرح
- سهولت اجرا
تهیه و تنظیم گزارش
اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد .
اجرا
اجرای پیشنهادات آنالیست, منوط به داشتن برنامه مناسب اجرایی است.
در این مرحله, آنالیست بایستی طی برنامه ای, پیش بینی های لازم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجامدهد .
آزمایش طرح جدید
برای کسب اطمینان از نتایج طرح, توصیه می شود که ابتدا, طرح جدید به طور آزمایشی در یک قمرو محدود به مورد اجرا گذارده شود تا مشکلات و محدودیتهای آن,ضمن عمل مشخص شود, اصلاحات و جرح و تعدیلها لازم در آن اعمال گردد و آمادگی کافی را جهت پیاده شدن در قلمرو اصلی به دست آورد .
استقرار طرح جدید
چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایشی طرح، مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول, ادامه اجرای طرح را مورد تصویب قرار دهند، طرح جدید در عمل پیاده می شود.
روش های استقرار طرح
الف) روش های موازی یا همزمان
ب) روش تدریجی یا مرحله ای
ج) روش یکباره
د) روش آزمایشی
ارزیابی عملکرد
پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد ،آنالیست بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را ارزیابی می نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای احتمالی را انجام دهد.